Conheço pouquíssimas intervenções de manutenção que não requeiram materiais, peças, equipamentos, instrumentos ou serviços de terceiros. Desde o mais elementar dos componentes, como um parafuso, até um complexo instrumento de controle, precisa de um sistema organizacional que seja capaz de suprir tais necessidades com qualidade, prazo e preço adequados.

Nossa explanação trata de alguns tópicos desta cadeia de suprimentos. Nossa pretensão aqui não é fazermos nenhuma alusão a um caso prático, mas sim tratarmos do assunto de maneira conceitual. O setor de Suprimentos tem basicamente duas categorias de clientes internos: a dos usuários e a dos acionistas. A primeira, normalmente está mais orientada para qualidade, prazo e preço. Já os acionistas, estão focados nas questões comercial e jurídica do negócio.

É óbvio, que todos temos os mesmos interesses, porém mudam os enfoques. Cabe ao Suprimentos, operacionalizar o negócio de forma que todos sejam atendidos. Um bom comprador tem que entender as querências de seus clientes, sejam eles usuários ou acionistas. “Temos que atender às necessidades internas e nos comprometermos com elas.”

Em diversas ocasiões, o usuário de Manutenção tem demandas que precisam ser atendidas prontamente, nas quais o custo do processo parado é mais relevante que o preço de uma peça ordinária. Quando se tratar da carência de equipamentos engenhosos, em caráter de emergência, é uma ótima oportunidade para se verificar o nível de comprometimento dos fornecedores em questão.

É óbvio que, falando em lucros cessantes, qualquer esforço é pequeno, e pressupõe-se que um bom planejamento, por parte da Engenharia de Manutenção, deve preceder os trabalhos do Suprimentos. Utilizaremos o termo “produto” para qualquer objeto de compra, sejam eles materiais, ou serviços. Comprar um produto bem especificado parece tarefa fácil.

Porém, precisamos entender que o processo de compra inicia-se quando o Suprimentos passa a tomar conhecimento formal ou informal da necessidade, e termina na verificação da performance da aplicação pelo usuário. Somente neste momento, o produto pode ser considerado entregue e de acordo. Não podemos cometer o erro de considerarmos o produto entregue, simplesmente pela colocação de determinado material na mão do usuário.

Entrar no espírito do usuário, entender bem suas querências e, principalmente, estar junto dele, demonstra que estamos no mesmo barco. E acreditem, estamos. Essa sintonia, provoca, a longo prazo, a comunhão de objetivos. Um de nossos papéis é otimizar o tempo entre a detecção da necessidade, até a efetiva entrega na mão do usuário. Não basta o componente ter sido fabricado e inspecionado, o material tem que estar dentro da empresa, e disponível ao usuário.

Temos que ter uma atenção especial com a classificação de materiais nos almoxarifados. Uma codificação adequada de itens cadastrados minimiza a possibilidade de erros, isto é, precisamos ter confiabilidade durante o processo de consulta, o físico tem que conferir com o estoque contábil. Um sistema ERP pode ajudar bastante nesta tarefa, mas não é o suficiente. A organização setorial é o que mais conta.

Outro problema comum nos almoxarifados é a duplicidade de cadastro de um mesmo item com diferentes descrições. Desnecessário comentar que tal fato aumenta o volume estocado. Parâmetros de ressuprimento adequados também contribuem com a redução de estoques e minimizam a possibilidade de desabastecimento. As intervenções de manutenção, nem sempre são programadas, isto é, a manutenção corretiva pode requerer materiais que, por uma especificação equivocada de estoque, ou do seu ponto de reposição, podem paralisar temporariamente a produção, além do desejável.

Saneamento e redução de estoques – inúmeros itens de estoque podem ser desnecessários, seja por obsoletismo, superdimensionamento de estoque ou itens danificados. Logo, um saneamento periódico de todos parâmetros de reposição e uma verificação física devem mitigar as chances de equívocos. Do meu ponto de vista, um dos mais complexos tipos de compras é a aquisição de serviços.

Qualificar um serviço pode ser extremamente difícil, pois é um acordo que requer do prestador conhecimento, habilidade técnica e comprometimento dos funcionários da empreiteira. Especificar a empreitada, determinar as checagens intermediárias e vincular os eventos a pagamentos, retendo parcela significativa da quitação, contra a performance do serviço prestado, devem atenuar os riscos. Isto é, o ideal é comprarmos o resultado de um trabalho, não a execução de uma tarefa.

Tudo isso passa por uma boa especificação e um sistema de medição adequado, nem muito detalhado de forma que inviabilize sua execução, nem tão pouco genérico, de forma que não garanta a performance. O dimensionamento justo da infra-estrutura, na tentativa de atingir o ponto exato da necessidade de compra, uma falha de ferramental ou a pane de um instrumento, pode ocasionar a paralisação de equipamentos, profissionais próprios ou de terceiros.

Logo, um sistema ágil de reposição, via aquisição ou locação, pode evitar grandes transtornos. Uma boa triangulação entre Suprimentos, Manutenção e Fornecedores propiciará grande sinergia de esforços e bons resultados. A palavra de ordem deve ser “comprometimento”, e de todos. Do nosso ponto de vista, o setor de Suprimentos pode ter grande impacto, positivo ou negativo, sobre os resultados operacionais da empresa. Portanto, tem todo o dever de dividir com os usuários eventuais resultados insatisfatórios obtidos. Por outro lado, entendo que Suprimentos têm todo o direito de comungar dos sucessos, também.